הקמה ראשונית של מערכת המלאי

מטרת ההקמה

בסיום התהליך המערכת תדע אילו פריטים לעקוב, באילו יחידות, ובאילו מיקומים. אל תתחילו לקלוט סחורה לפני השלמת שלבים אלה.

מידע שכדאי להכין מראש

• רשימת המחסנים, החנויות ושאר המקומות שבהם מוחזק מלאי.
• רשימת המוצרים והמודיפיירים שצורכים או מייצגים מלאי.
• יחידת הבסיס של כל פריט.
• צורות הרכישה והמכירה, כגון קרטון, מגש או מארז.
• כמות מינימום, נקודת הזמנה וכמות הזמנה מומלצת, אם העסק משתמש בהן.
• החלטה האם לאפשר כמות שלילית לכל פריט.

שלב 1: יצירת מיקומים

צרו קודם את המיקומים הראשיים ורק אחר כך מיקומי משנה.

דוגמה:

1. צרו "מחסן מרכזי" ללא מיקום אב.
2. צרו "מדף משקאות" ובחרו את "מחסן מרכזי" כמיקום אב.
3. צרו "חנות ראשית" ללא מיקום אב.

מומלץ לבחור מיקום ברירת מחדל רק לאחר שכל המיקומים הדרושים קיימים.

שלב 2: יצירת פריטי מלאי

לכל מוצר שרוצים לעקוב אחריו:

1. פתחו יצירת פריט מלאי חדש.
2. בחרו מוצר או מודיפייר קיים.
3. בחרו יחידת בסיס.
4. השאירו את מצב המעקב על "כמות".
5. הגדירו ספי מלאי לפי הצורך.
6. החליטו אם מותר למלאי לרדת מתחת לאפס.
7. ודאו שהפריט פעיל ושמרו.

שלב 3: הגדרת אריזות

אם קונים או משתמשים בפריט ביחידה שונה מיחידת הבסיס, הגדירו המרה.

דוגמה:

שדה	ערך לדוגמה
יחידת בסיס	בקבוק
יחידת המרה	מגש
מכפיל ליחידת בסיס	24
יחידת רכישה	כן
יחידת מכירה	לפי הצורך

בדיקת היגיון: 1 מגש × 24 = 24 בקבוקים.

שלב 4: יתרות פתיחה

יתרת פתיחה היא הכמות הקיימת בפועל ביום תחילת העבודה עם המערכת.

1. בצעו ספירה פיזית בכל מיקום.
2. צרו התאמת מלאי לכל מיקום.
3. בכל שורה הזינו את הכמות שצריך להוסיף.
4. בחרו בסיבה "יתרת פתיחה".
5. שמרו את הטיוטה.
6. השוו את הטיוטה לדף הספירה.
7. פרסמו.
8. ודאו שהכמויות הופיעו במסך יתרות המלאי.

אם הוזנה בטעות כמות גדולה מדי, אין למחוק את הפעולה שפורסמה. בצעו היפוך או התאמה מתקנת עם הסבר.

שלב 5: הגדרות תפעוליות

בדקו את הנושאים הבאים:

• האם מכירות מהזמנות צריכות להפחית מלאי אוטומטית.
• מהו מיקום ברירת המחדל להפחתת מלאי מהזמנות.
• האם ביטול הזמנה צריך להפוך את תנועת המכירה.
• האם להפעיל שמירת מלאי לתהליכים פעילים.
• שיטת חישוב השווי; במערכת הנוכחית השיטה היא ממוצע משוקלל.

בדיקת קבלה לפני התחלת עבודה

• כל מיקום מופיע פעם אחת ובשם ברור.
• אין מיקום משנה תחת אב שגוי.
• לכל פריט יש יחידת בסיס נכונה.
• לכל אריזת רכישה יש מכפיל נכון.
• מדיניות מלאי שלילי הוגדרה במכוון.
• יתרות הפתיחה פורסמו.
• היתרות במסך תואמות לספירה הפיזית.
• שילוב הזמנות מופעל או כבוי לפי החלטת העסק.