העברות, התאמות וספירות מלאי

איך לבחור את הפעולה הנכונה

מצב	פעולה נכונה
סחורה הגיעה מספק	קליטת סחורה
מלאי עבר ממחסן לחנות	העברה
נמצאה שבירה, גניבה או טעות קטנה	התאמה
בוצעה ספירה פיזית מלאה או חלקית	ספירת מלאי

העברת מלאי

העברה מוציאה כמות ממיקום מקור ומכניסה אותה למיקום יעד. הכמות הכוללת בעסק אינה אמורה להשתנות.

יצירת העברה

1. צרו העברה חדשה.
2. בחרו מיקום מקור.
3. בחרו מיקום יעד שונה ממיקום המקור.
4. בחרו תאריך ושעה אפקטיביים.
5. הוסיפו פריטים, כמויות ויחידות.
6. בדקו את תצוגת ההמרה ליחידת הבסיס.
7. שמרו כטיוטה.
8. בדקו ופרסמו.

מה קורה בפרסום

אם מעבירים 5 יחידות ממחסן לחנות:

מחסן: -5
חנות: +5
שינוי כולל בעסק: 0

הפרסום עלול להיחסם אם אין מספיק מלאי במקור והפריט אינו מאפשר מלאי שלילי.

לפני פרסום העברה

• המקור הוא המקום שממנו הסחורה יצאה בפועל.
• היעד הוא המקום שקיבל את הסחורה.
• המקור והיעד שונים.
• הכמות חיובית.
• היחידה וההמרה נכונות.
• הטיוטה נשמרה.

התאמת מלאי

התאמה משנה מלאי בהפרש מוגדר. היא אינה שדה של "כמות סופית".

משמעות הסימן

• +5 פירושו להוסיף 5.
• -2.5 פירושו להפחית 2.5.
• 0 אינו שינוי ולכן אינו תקין.

דוגמה: במערכת רשומות 10 יחידות, ונמצאו 8. אם משתמשים בהתאמה, יש להזין -2, לא 8.

יצירת התאמה

1. צרו התאמה חדשה.
2. בחרו מיקום.
3. בחרו תאריך ושעה אפקטיביים.
4. בכל שורה בחרו פריט מלאי.
5. הזינו הפרש חיובי או שלילי.
6. בחרו יחידה.
7. בחרו סיבת התאמה.
8. כתבו הערת סיבה מפורטת כשצריך.
9. שמרו, בדקו את נוסח האישור ופרסמו.

סיבות זמינות

• נזק.
• פחת או בזבוז.
• פג תוקף.
• גניבה.
• תיקון.
• שימוש פנימי.
• יתרת פתיחה.
• אחר.

בחרו את הסיבה שמתארת את האירוע האמיתי. "אחר" אינו תחליף לתיעוד; הוסיפו הערה ברורה.

ספירת מלאי

ספירה משווה בין הכמות הרשומה במערכת לבין הכמות שנמצאה בפועל.

מחזור החיים

טיוטה -> בתהליך -> פורסמה -> הופהכה
       └----------> בוטלה

טיוטה ובתהליך ניתנות לעריכה. לאחר פרסום המסמך הופך לקריאה בלבד.

ביצוע ספירה

1. צרו ספירה חדשה.
2. בחרו את המיקום שבו סופרים.
3. בחרו תאריך ספירה.
4. הוסיפו את הפריטים הנספרים.
5. הזינו לכל פריט את הכמות שנמצאה בפועל.
6. בחרו יחידה ובדקו את ההמרה.
7. שמרו.
8. לחצו על התחלת ספירה כאשר התהליך מתחיל בפועל.
9. עדכנו ושמרו את הכמויות לפי דפי הספירה.
10. לחצו על פרסום ובדקו את סיכום ההפרשים.

דוגמה

כמות צפויה במערכת: 20
כמות שנספרה: 17
הפרש: -3

בפרסום המערכת יוצרת תנועת -3, כך שהיתרה החדשה תהיה 17.

לפני פרסום ספירה

• כל הפריטים במסמך נספרו בפועל.
• אין שורה שנשארה עם 0 רק מפני שלא הספיקו לספור אותה.
• הכמויות הוזנו ביחידות הנכונות.
• סיכום מספר השורות וההפרשים הגיוני.
• נבדקו במיוחד הפרשים חיוביים ושליליים גדולים.
• אין קליטה או העברה מקבילה שטרם נרשמה ועלולה להסביר את ההפרש.

ביטול והיפוך

• מסמך שלא פורסם ניתן לביטול.
• מסמך שפורסם ניתן להיפוך עם סיבה.
• היפוך יוצר עסקה הפוכה; הוא אינו מוחק את המסמך המקורי.
• לאחר היפוך, בדקו שוב יתרות ותנועות.